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Aufgaben aufschieben – das sind 6 mögliche Ursachen für Prokrastination im Business

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In meinem letzten Blogartikel zum Thema konzen­triertes Arbeiten habe ich dir erzählt, dass unter anderem digitales Coworking uns Solo­selbst­ständige sehr dabei unter­stützen kann, unsere To-dos zügig zu erledigen. Daher coworke ich regelmäßig mit meiner Master­mind-Gruppe. Auch jetzt, wo ich diese Zeilen hier schreibe.

Aber wie immer bestätigen Ausnahmen die Regel, oder? Und so passierte neulich Folgendes:

Am Ende unserer Coworking-Session erzählten wir uns, was wir erledigt haben. Wie das Coworking für uns lief. Überraschender­weise waren das diesmal nicht wirklich produktive Sachen. Zumindest nicht fürs Business … sondern:

  • Eine Selbstständige hat eine neue Spül­maschine bestellt.
  • Eine andere hat Zug­tickets gebucht.
  • Und ich? Auch ich musste dieses Mal zugeben: Gegen Ende des Coworkings habe ich ein „Malen nach Zahlen“-Bild bestellt! 😄

Aufgaben aufschieben at its best, würde ich sagen!

Daher gehen wir heute doch mal den Ursachen für Prokras­tination auf den Grund und schauen, woran es vielleicht bei dir liegt, dass du in deinem Business prokras­tinierst.

Außerdem teile ich am Ende offen mit dir, warum ich neulich Aufgaben aufge­schoben habe.

Du möchtest lieber die dazu­gehörige Podcast-Episode hören? Dann klicke hier.

Was ist Prokrastination?

Aber fangen wir doch mal von vorne an und schauen, was Prokras­tination eigentlich ist.

Das Wort „Prokrastination“ stammt von den lateinischen Wörtern

  • „pro-“ (übersetzt „vor-“) und
  • „crastinum“ (übersetzt „morgiger Tag“).

Bedeutet: Aufgaben werden gerne mal auf den morgigen Tag (oder auf wann auch immer) verschoben.

Du prokrastinierst also, wenn du wiederholt Aufgaben in deinem Business aufschiebst, die eigentlich erledigt werden sollen. Und zwar so lange, bis es knapp wird, die Aufgabe innerhalb des Zeit­rahmens noch zu erledigen. (Oder du es gar nicht mehr schaffst.)

Wie wir Selbstständige prokras­tinieren, da gibt es zwei unter­schied­liche Aus­prägungen:

2 Arten von Prokrastination

1) Aktive Prokrastination

Bei der aktiven Prokrastination bleiben Selbst­ständige, wie der Name schon sagt, aktiv.

Wolltest du eigentlich einen News­letter an deine treue Community schreiben, hast dann aber doch lieber noch drei E-Mails beantwortet und eine Rechnung bezahlt?

Dann prokras­tinierst du aktiv und umgehst deine eigentliche Aufgabe, indem du weniger wichtige, aber trotzdem aktive Tätig­keiten durchführst.

2) Passive Prokrastination

Daneben existiert noch die passive Prokras­tination. Kurz gesagt: Anstatt den Newsletter zu schreiben, scrollst du wahl­los in Social Media oder legst dich auf die Couch und schaust Netflix.

Na, welcher Typ bist du eher? Aktiv oder passiv?

Und wo ich dich schon frage, welcher Typ du bist. Weißt du das generell in Bezug auf deine Struktur?

Mach den Struktur-Typen-Test und finde in 3 Minuten heraus …

... welcher Struktur-Typ du bist: Schmetter­­ling, Biene, Ameise, Erd­­­männchen, Hamster oder Panda?

Erkenne, was deine Stärken sind – und woran es liegt, dass du deine Projekte im Business nicht so struktu­riert und fokus­siert umsetzt, wie du gerne würdest.

 

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Jetzt wissen wir also, dass Selbstständige unter­schiedlich prokras­tinieren: Die einen tun es aktiv, die anderen passiv.

Aber warum überhaupt Aufgaben aufschieben? Was sind mögliche Ursachen für Prokras­tination? Denn das heraus­zufinden kann dir helfen, dich zu reflektieren und wieder produktiver zu werden.

Dann kommen wir doch jetzt zu den:

6 Ursachen für Prokrastination

1. Ursache für Prokras­tination: Die Aufgabe über­fordert dich

Wenn Aufgaben zu groß oder zu komplex erscheinen, tendieren Selbst­ständige dazu, sie zu meiden. Es ist nur menschlich, dass du Aufgaben aufschiebst, die dich überfordern.

Dieses Gefühl der Über­forderung kommt oft zustande, wenn sich Selbst­ständige neue Projekte vornehmen.

Projekt wie

  • Website überarbeiten,
  • Podcast starten oder
  • übersichtliche To-do-Liste erstellen.

Solche Projekte sind auch erst mal groß, wenn man sie im Ganzen anschaut! Diesen Berg möchte man am liebsten gar nicht erklimmen …

Mein Tipp bei Überforderung:

Unterteile deine Projekte in einzelne Schritte! Denn wenn jetzt erst mal nur „Keyword-Tool recher­chieren“ auf deiner To-do-Liste steht, ist das doch sehr viel greif­barer, als direkt deine ganze Website zu über­arbeiten. Und hilft dir dabei, die Aufgabe auch wirklich zu erledigen, statt aufzu­schieben.

Der erste Prokrastinations-Grund war also Über­forderung. Eine ähnliche Ursache ist die nächste und zwar:

2. Ursache für Prokrastination: Du strebst Perfektion an

Wenn du Dinge möglichst perfekt erledigt haben möchtest, kann das auch dazu verleiten, Aufgaben aufzu­schieben. Denn der Anspruch ist so groß, dass du ihm eh nicht gerecht werden kannst.

Dein neues Social-Media-Posting soll ein richtig schönes, ausgefallenes Design haben? Dann auch noch einen super­ausge­klügelten Text und perfekt einge­bundene CTAs?

Dann schauen wir doch erst mal, wie andere das so machen … Und zack, sind schon wieder 20 Minuten rum, wo du recherchiert prokrastiniert hast. 😉 Ertappt?

Die Sache ist die: Wenn Selbstständige die Sorge haben, dass etwas nicht perfekt wird, kann das lähmen. Erfolgs­druck kann Prokras­tination deutlich begünstigen.

Mein Tipp bei Perfektionismus:

Handle nach der Devise: „Better done than perfect“. Es ist viel besser für dein Business, dieses Posting jetzt zu veröffent­lichen, auch wenn es nicht perfekt ist. Denn wenn es gar nicht erst das Licht der Welt erblickt, ist ja niemandem geholfen: weder deiner Ziel­gruppe noch dir.

Was dir auch dabei helfen kann, ist das Pareto-Prinzip. Hör dazu in diese Podcast-Episode rein: 80/20-Regel – so profitierst du vom Pareto-Prinzip.

3. Ursache für Prokras­tination: Die Aufgabe unter­fordert dich

Kommen wir mal zu einem Gegenpol zu Über­forderung und Prokras­tination – und zwar Unter­forderung!

Denn bei Aufgaben, die uns überhaupt nicht begeistern oder uns lang­weilen, erhöht sich die Wahr­schein­lich­keit, dass wir sie aufschieben.

Buchhaltung machen? Öde … da scrollt man doch lieber mal schnell auf Social Media rum, oder?

In meinem Artikel zum konzentrierten Arbeiten, den ich vorher erwähnt habe, gab es dazu einen Kommentar, der genau in diese Richtung zielt:

„Eine Sache fällt mir noch ein, die mich ablenkt: Wenn mich eine Aufgabe unter­fordert. Dann ist wirklich alles spannender als diese eine Aufgabe, die eigentlich weder schwierig ist noch lange dauert.“

Auf den Kommentar habe ich Folgendes geant­wortet und das sind auch generell meine Tipps bei Unter­forderung:

„Bei einer unterfordernden/langweiligen Aufgabe würde ich so vorgehen:

  1. Es dir besonders schön machen: Lieblings­tee kochen, schöne Musik anmachen.

  2. Ansonsten auch Ablenkungen ausschalten, sodass es schneller vorbeigeht.

  3. Dir eine schönere Aufgabe oder eine extra­tolle Pause dahinter legen, damit du dich selbst belohnst. :)

  4. Und im Idealfall die Aufgabe (auf lange Sicht) auslagern, falls das möglich ist. :)“


Welche Aufgaben findest du besonders lang­weilig und unter­fordernd, sodass du sie gerne mal aufschiebst?

4. Ursache für Prokrastination: Du bist unmotiviert

Die vierte und nächste Ursache, warum Selbst­ständige Aufgaben aufschieben, ist: Es fehlt an Motivation.

Das wiederum passiert häufig, wenn die Aufgabe so einzeln allein dasteht und nicht so richtig Sinn ergibt. Wenn sie nicht in größere Ziele einge­bettet ist, die du auch regel­mäßig trackst.

Und apropos Tracken: In einer Solo­selbstständig­keit fehlt auch generell Commit­ment, das man früher in der Anstellung vielleicht dadurch hatte, dass es regel­mäßige Meetings gab, in dem man seine Fort­schritte besprochen hat. Oder allein schon dadurch, dass die Chefin hin und wieder ins Büro kam und man eben doch die Aufgabe erledigt hat, auch wenn es nicht der größte Spaß war.

Tipps dazu, wie du motivierter wirst, liest du in meinem Blog­artikel „Motivation für deine Selbst­ständigkeit – 7 Tipps, wie du dich selbst motivierst“.

5. Ursache für Prokras­tination: Dir fehlt Energie

Eine weitere Ursache, warum du Aufgaben in deinem Business aufschiebst, kann sein: Du bist gerade einfach nicht fit genug, diese Aufgabe zu erledigen.

Dir fehlt die Energie, einen neuen Blog­artikel zu schreiben, weil jetzt vielleicht 10 Uhr ist, du aber eher Team Nacht­eule bist und erst ab 16 Uhr zu Höchst­formen aufläufst.

Oder du hast heute schlichtweg zu wenig geschlafen oder hast Regel­beschwerden. Nicht die besten Voraus­setzungen, um super­effizient zu arbeiten!

Mein Tipp bei fehlender Energie:

Beobachte dich und reflektiere regelmäßig, wie du am besten funktionierst:

  • Wie viele Stunden Schlaf brauchst du?
  • Wie viele Pausen?
  • Wie viel Bewegung?
  • Welches Essen?
  • Bist du vormittags fit? Oder nachmittags?

Und dann baue dir deine Arbeits­woche mit Time­boxing so, dass du die Aufgaben optimal verteilst.

Mehr zum Thema Timeboxing liest du in diesem Blog­artikel. Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie du dir deine Woche optimal baust, dass deine Time­boxes und Energie übereinstimmt, findest du in meinem Selbstlern­kurs „Build your Week“.

6. Ursache für Prokrastination im Business: Du wünschst dir eine schnelle Belohnung

Kommen wir zur sechsten und letzten möglichen Ursache, warum Selbst­ständige hin und wieder prokrastinieren. Und zwar, dass sie sich (über die Jahre) angewöhnt haben, sofortige Belohnungen zu erwarten.

Was meine ich damit? Folgendes: Das menschliche Gehirn neigt dazu, auf sofortige Belohnungen stärker zu reagieren als auf langfristige.

Ich habe mal von einem Experiment gehört, wo Menschen entweder sofort 100 € angeboten bekommen haben. Oder, wenn sie ein Jahr lang warten, 200 €. Die Mehrheit hat tatsächlich die Verdopplung ausge­schlagen und das Geld sofort genommen – schuld daran ist die sofortige Bedürfnis­befriedigung.

Aufs Business übertragen kann das heißen:

Du schiebst die Aufgabe „neue Podcast-Episode produzieren“ auf, weil dir bewusst ist, dass es Zeit braucht, bis dein Podcast Früchte trägt. Eine neue Episode und gleich kommen zehn neue Kund*innen? Fehlalarm.

Stattdessen überarbeitest du noch mal dein Design und suchst schönere Schriften und Farben aus. Denn da wirst du direkt belohnt, weil du ein sofortiges Ergebnis siehst.

Dieses (nur menschliche) Verhalten sorgt dafür, dass Selbst­ständige Aufgaben aufschieben, die langfristig zwar wichtig sind, aber keine sofortigen Ergebnisse produzieren.

Mein Tipp an dieser Stelle:

Mach dir bewusst, welche lang­fristigen positiven Folgen gewisse Aufgaben für dein Business haben. Sorge außerdem gerne selbst dafür, dass du eine schnellere Bedürfnis­befriedigung erlebst, indem du dich selbst belohnst!

Buch dir schon mal für Ende der Woche eine Massage und belohne dich für deine Anstrengungen. Oder sage dir: Jetzt, am Vormittag, erledige ich diese Aufgabe – und mittags mache ich eine ausgiebige Pause in meinem Lieblings­café.

Und, womit möchtest du dich belohnen?

Warum ich neulich prokrastiniert habe

Kommen wir noch zur Frage: Woran lag es, dass ich neulich im digitalen Coworking mein „Malen nach Zahlen“-Bild bestellt und somit prokras­tiniert habe?

Bei mir lag es deutlich am 5. Punkt, an der fehlenden Energie. Ich war für mehrere Tage aus meinem normalen Schlaf­rhythmus gekommen und hatte weniger als 8 Stunden Schlaf. Das ist bei mir immer die Grund­voraus­setzung Nr. 1, dass ich fokussiert arbeiten kann.

Und so war es für mich schwieriger, mich zu konzentrieren, und zack, habe ich mich beim Prokras­tinieren ertappt. 😀

In welchen Situationen ertappst du dich, dass du Aufgaben aufschiebst?

Aufgaben im Business aufschieben – ein Fazit

Lass uns mal zu einem Fazit kommen. Dafür möchte ich zuerst noch mal die 6 möglichen Ursachen für Prokras­tination im Business zusammen­fassen:

  1. Die Aufgabe überfordert dich
  2. Du strebst Perfektion an
  3. Die Aufgabe unterfordert dich
  4. Du bist unmotiviert
  5. Dir fehlt Energie
  6. Du wünschst dir eine schnelle Belohnung


Ganz ehrlich? Hin und wieder zu prokras­tinieren ist völlig menschlich und normal. Mach dir deshalb bitte keine Sorgen.

Wenn es ausartet und du zu oft Aufgaben im Business aufschiebst, solltest du das allerdings reflektieren und ändern.

Denn das sind mögliche negative Folgen:

  • Du kommst oft in Zeitdruck und stresst dich somit unnötig

  • Der Zeitmangel kann dazu führen, dass deine Projekte nicht ganz der Qualität ent­sprechen, die du dir wünschst

  • Oder du arbeitest viel in deiner Frei­zeit und hast somit eine schlechte Work-Life-Balance.

  • Generell kann das Aufschieben von Aufgaben dazu führen, dass du unzu­frieden mit dir bist und in deinem Business nicht so schnell voran­kommst, wie du möchtest.

Das muss nicht sein. Daher empfehle ich dir, direkt mit dem Reflektieren anzufangen – im Rahmen meines Struktur-Typen-Tests für 0 €:

 

 

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Erkenne, was deine Stärken sind – und woran es liegt, dass du deine Projekte im Business nicht so struktu­riert und fokus­siert umsetzt, wie du gerne würdest.

Hi, ich bin Susanne Schaffer!

Als Struktur-Schafferin zeige ich dir, wie du deinen Business-Alltag struktu­rierst, damit du mehr geschafft kriegst und trotz­­dem entspan­nte Feier­­abende mit gutem Gewissen genießen kannst.

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