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Konzentriert arbeiten: 5 Tipps für besseres Zeitmanagement von Selbstständigen

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Mittwochabend, 18 Uhr. Du schielst auf die Uhr, weil du deiner Familie versprochen hast, schon vor einer halben Stunde Feier­abend zu machen.

Gleichzeitig zeigt dir deine To-do-Liste: Gar nicht mal so viel geschafft! Zumindest nicht so viel, wie du eigent­lich wolltest bzw. müsstest …

Kommt dir diese Situation in deiner Selbst­ständig­keit bekannt vor? Dass du dich regel­mäßig fragst, wo die Zeit bloß hin ist? Und warum du immer weniger umge­setzt kriegst, als du es dir vornimmst?

Wobei, eigentlich ahnst du ja schon, woran es liegt: Es fällt dir schwer, konzen­triert zu arbeiten. 2 Haupt­gründe, die Schuld daran sein können, und 5 Tipps, wie du dich besser konzen­trieren kannst, erfährst du in diesem Artikel. Und zwar am Beispiel, wie ich eben diesen Blogartikel hier konzentriert schreibe. :)

Möchtest du lieber die dazu­gehörige Podcast-Episode anhören? Dann klicke hier.

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Die 2 Haupt­gründe, die verhindern, dass du konzentriert arbeitest


Lass uns zuerst mal die Gründe anschauen, warum es Selbst­ständigen schwerfällt, konzentriert zu arbeiten.

Die Gründe sind natürlich vielfältig. Dennoch beobachte ich bei Solo­selbst­ständigen vor allem diese zwei Haupt­gründe:

1. Grund, warum dir konzen­triertes Arbeiten nicht gelingt: Du bist nicht im Moment

Was meine ich mit: Du bist nicht im Moment? Damit meine ich, dass du mit deinen Gedanken und mit deiner Aufmerk­sam­keit gefühlt auf 10 Bau­stellen gleichzeitig bist. Nur nicht bei der Sache, die du eigent­lich erledigen solltest.

Beispiel:

Du bist Grafik­designerin und möchtest endlich mehr auf Social Media posten. Hast dir vorge­nommen, heute drei Postings zu erstellen.

Aber dann …

  • … ploppt im Browser auf, dass du einen neuen LinkedIn-Kommentar bekommen hast. Damit der Algorith­mus merkt, dass du aktiv bist, antwortest du direkt.

  • … hast du, wo du dein eigenes Design siehst, eine neue Idee für das Branding deines neuen Kunden! Du öffnest schnell das Design-Programm und setzt die Idee um, damit du sie nicht vergisst.

  • … plingt es – du hast eine neue Mail. Anfrage für ein neues Logo­design! Schnell mal antworten, denn den Auftrag kannst du wirklich gebrauchen.

 

Na, erwischt?

Das erste Problem ist: Dir fehlt der Fokus und du bist mit zu vielen Ablenkungen konfron­tiert, als dass dir konzen­triertes Arbeiten an einer Sache gut gelingen könnte – typisches Multi­tasking!

Und auch wenn Multitasking von manchen Menschen als etwas Gutes angesehen wird … Glaub mir: Das ist es nicht. Der Autor Steve Uzzell sagte nicht umsonst: „Multi­tasking ist nichts anderes als die Gelegen­heit, mehrere Dinge gleich­zeitig zu vermasseln.“

Kommen wir nun zum zweiten Grund:

2. Grund, warum dir konzen­triertes Arbeiten nicht gelingt: Dir fehlt Energie

Die nächste Hauptursache, die ich bei vielen Solo­selbst­ständigen beobachte: Sie sind einfach überlastet!

Du auch? Schau dir mal diese 3 Anzeichen an und schätze dich selbst ein, ob es auch auf dich zutrifft:

  1. Du schläfst schlecht ein, wachst oft auf und schläfst insge­samt zu wenig. Daher bist du oft müde.

  2. Weil dir die Zeit fehlt, machst du zu wenig Pausen und arbeitest zu lange am Stück. In deinen Kopf geht nichts mehr rein.

  3. Du bewegst dich zu wenig und hältst deinen Sport-Rhythmus nicht ein. Dadurch hast du Rücken­schmerzen und einen verspannten Nacken.


Ich hoffe natürlich, dass hier nichts auf dich zutrifft – wenngleich es aber oft die Realität vieler Selbst­ständiger ist.

Und dann ist es natürlich nur klar, dass längeres konzentriertes Arbeiten am Stück nicht möglich ist, wenn sowohl Körper als auch Kopf nicht fit sind. Außerdem passiert es dann schnell, dass du prokras­tinierst. Mehr übers Thema Prokras­tination liest du in diesem Blog­artikel.

Jetzt lass uns aber endlich schauen, wie es besser geht. Wie es dir gelingt, konzen­trierter zu arbeiten und somit schneller deine To-dos zu erledigen. Damit du pünktlich Feier­abend machen und Zeit mit deinen Lieben verbringen kannst.

Vorher aber noch meine Empfehlung:

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5 Tipps, wie du dich besser konzentrierst


Die gute Nachricht? Mit einer gesteigerten Konzen­tration wird es dir gelingen, deine Aufgaben schneller abzu­arbeiten.

Das möchte ich dir an meinem eigenen Beispiel demon­strieren. Und zwar schreibe ich ja gerade diesen Blog­artikel. Um 9:15 Uhr habe ich angefangen und gerade, wo ich diesen Satz hier schreibe, ist es 10:43 Uhr. Ich bin mir ziemlich sicher, dass ich bis 12 Uhr fertig sein werde.

Wie schaffe ich es, in ca. 3 Stunden konzen­triert am Stück einen Blog­artikel zu schreiben, für den andere teil­weise mehrere Tage oder Wochen brauchen?

Ich zeig’s dir jetzt:

1. Tipp für konzentriertes Arbeiten: Kenne Ziel und Zweck!

Zuallererst ist es kein Zufall, dass ich heute diesen Blog­artikel schreibe. Das ist weder aus meiner spontanen Laune heraus entstanden, noch ist es ein „Wäre schön, wenn ich das demnächst mal mache“.

Ich verfolge einen ganz klaren Zweck. Wie ich darauf komme? Von meinen Planungen! Eins meiner Jahres­ziele ist, meine Reich­weite zu erhöhen. Daraus ist eins meiner konkreten Quartals­ziele entstanden:

  • Ich habe bis 30.06. 6 Keyword-optimierte Blog­artikel geschrieben und bis Mitte Mai Traffic-Ads drauf geschaltet

Daraus abgeleitet lautet eins meiner Monatsziele:

  • 2 Blogartikel schreiben

Und da der Monat schon zur Hälfte rum ist, steht es jetzt einfach in dieser Woche an, mindestens einen Artikel zu schreiben. Vielleicht schreibe ich aber direkt morgen den nächsten.

Du siehst: Eine Planung sagt mir (und dir) genau, was Priorität hat und worauf ich mich fokus­sieren sollte. Welchen Zweck es hat, dass ich jetzt gerade diese Zeilen tippe. Für mein Business nämlich einen größeren!

Da steigt direkt auch die Motivation, mich hinzu­setzen und konzentriert zu arbeiten, damit ich meine Ziele auch erreiche und bei der nächsten Planung stolz ein Häkchen dahinter setzen kann.

Planst du schon regelmäßig?

2. Tipp für konzentriertes Arbeiten: Schalte deine Ablenkungen aus

Gut, ich sitze jetzt also am PC und schreibe diesen Artikel. Kann mir das Gleiche passieren, wie im Beispiel der Grafik­designerin?

Nope.

Und zwar deshalb:

  • Mein E-Mail-Programm ist geschlossen. (Heute Morgen um 9 Uhr habe ich rein­geguckt und dann nachher kurz um 12 Uhr wieder. In der Zwischen­zeit nicht.)

  • Ich habe alle Social-Media-Kanäle geschlossen. Die Benach­richtigungen habe ich eh aus­gestellt, denn ich möchte nicht immer reagieren, wenn jemand etwas von mir will – sondern selbst aktiv entscheiden, wann ich Social Media öffne.

  • Mein Business-Handy ist lautlos.


Du siehst: Ich habe äußere Ablenkungen aus­geschaltet, um es mir nicht unnötig schwer zu machen, mich zu konzentrieren.

(Was nicht heißt, dass ich das immer schon so mache! Mir ging es früher genauso wie der Grafik­designerin aus dem Beispiel. 🙈)

Was lenkt dich häufig ab? Und wie kannst du das reduzieren?

In meinem Podcast habe ich eine Episode dazu aufgenommen – hör gern mal rein: Quick-Tipp: So vermeidest du Ablenkungen.

3. Tipp für konzentriertes Arbeiten: Strukturiere deine Woche mit Timeboxing

Bei Tipp 1 habe ich geschrieben, dass es kein Zufall ist, dass ich heute diesen Blog­artikel schreibe. Und zwar, weil es in meine Ziele eingebettet ist.

Aber es ist noch aus einem anderen Grund kein Zufall: Nämlich dass ich genau heute schreibe, an einem Mittwoch von ca. 9 bis 12 Uhr.

Warum? Weil morgens immer meine fokussierte Arbeitszeit ist, in der ich an meinen eigenen (Marketing-)Projekten arbeite. Ich arbeite mit der Timeboxing-Methode und unterteile meine Arbeits­woche in Zeit­slots, in die unterschied­liche Aufgaben kommen.

Was dabei enorm wichtig ist: Die Zeitslots nicht irgendwie in der Woche zu verteilen. Denn wenn jetzt freitag­nachmittags wäre, wäre KEIN guter Zeit­punkt, um diesen Artikel hier zu schreiben. Denn da bin ich nicht in der richtigen Energie, sprich: Ich bin müde und nutze die Zeit lieber dafür, Buch­haltung zu machen.

Unter der Woche vormittags hingegen ist MEINE Zeit. Auch heute: Ein Blick auf meinen Fitbit-Tracker zeigt mir: Heute Nacht habe ich 8:42 Stunden geschlafen. War noch etwas groggy vom Präsenz-Work­shop, den ich gestern gehalten habe. Ich bin ohne Wecker aufgewacht und seitdem einfach fit und aus­geschlafen!

Jetzt ist also wirklich die beste Zeit, um diesen Blog­artikel hier schnell zu schreiben und abends dann mit einem richtig guten Gefühl Feier­abend zu machen, weil ich so viel geschafft habe.

Seine Energie zu kennen und zu managen erfordert viel Selbst­reflexion. Daher die Fragen an dich:

  • Wann bist du in einer guten Energie?
  • Wann solltest du deine Time­boxes so legen, dass du fit genug für die Aufgabe bist?
  • Was kannst du regel­mäßig für dich tun, dass es dir gut geht?

Mehr übers Thema Timeboxing liest du in diesem Blogartikel oder kannst du dir im Interview mit meiner Kundin Darinka anhören.

Und hör gern noch in diese Podcast-Episode rein: Quick-Tipp: Schlaf als Produktivitäts-Booster.

4. Tipp für konzentriertes Arbeiten: Coworke mit anderen Selbst­ständigen

Kommen wir zur nächsten Sache, die mir das konzen­trierte Arbeiten gerade ungemein erleichtert: Ich arbeite nicht alleine.

Also doch, ich sitze alleine in meinem Home-Office. Aber ich mache gerade digitales Coworking mit meiner Master­mind-Gruppe. Wir sind gerade 5 solo­selbst­ständige Frauen, die alle an ihren eigenen Aufgaben arbeiten.

Und zu sehen, wie jede so stumm in der kleinen Video­kachel fleißig vor sich hinarbeitet, spornt mich ganz schön an!

Möchtest du mehr über die Magie von Master­minds erfahren? Dann lies in diesem Artikel, was eine Master­mind-Gruppe für Solo­selbst­ständige ist und welche 3 Vorteile sie hat.

5. Tipp für konzentriertes Arbeiten: Mach regelmäßig Pausen

Mit meiner Mastermind-Gruppe coworke ich heute also von 9 bis 12 Uhr. 3 Stunden, ja. Aber auch wieder nicht, denn wir machen regel­mäßig Pausen!

Wir arbeiten mit der Pomodoro-Technik: Wir arbeiten 50 Minuten, dann machen wir 10 Minuten Pause. Das wieder­holen wir dreimal.

In den 10-minütigen Pausen bisher habe ich einmal Geschirr abgespült und einmal die Materialien vom Offline-Work­shop gestern aus dem Koffer ausgepackt.

Ich war in Bewegung und weg vom Bildschirm. Komme kurz auf andere Gedanken und kann dann aber wieder konzen­triert weiterarbeiten.

Um 12 Uhr mache ich dann gleich eine größere Pause, in der ich esse und spazieren gehe.

Regelmäßige Pausen sind so wichtig, damit wir konzen­triert arbeiten können. Denn kein Mensch kann sich 8 Stunden am Stück konzentrieren!

Wann machst du deine nächste Pause?

Fazit: Konzentriert arbeiten und mehr geschafft kriegen

Jetzt gerade ist 11:27 Uhr. Mein Blog­artikel ist gleich fertig. Ich werde ihn noch einmal durch­lesen und dann auf meiner Website einpflegen, fertig!

(Kleiner Hinweis: Bitte berück­sichtige, dass ich seit 2017 blogge, also schon einiges an Erfahrung habe. Bitte fühl dich nicht schlecht, wenn es bei dir noch etwas länger dauert, wenn du z. B. erst vor Kurzem einen Blog gestartet hast! 🙂)

So werde ich heute Abend mit einem guten Gefühl in den Feier­abend gehen. Denn mein konzentriertes Arbeiten hat dafür gesorgt, dass ich schnell voran­komme und meinen Zielen ein großes Stück näherkomme.

Lass mich noch mal zusammen­fassen, welche Faktoren dafür sorgen, dass wir Solo­selbst­ständige konzentrierter arbeiten können:

  1. Kenne Ziel und Zweck
  2. Schalte deine Ablenkungen aus
  3. Strukturiere deine Woche mit Timeboxing
  4. Coworke mit anderen Selbstständigen
  5. Mach regelmäßig Pausen


Und diese Konzentrationsfähigkeit zu hegen und zu pflegen ist so wichtig, damit du mehr geschafft kriegst und stolz und zufrieden mit dir bist. :)

Denn darum geht es doch, oder? Abends zufrieden den PC runter­zufahren. den Feier­abend mit deiner Familie zu verbringen und Business Business sein zu lassen.

Viel Spaß dabei! 😋

 

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Was du jetzt tun kannst: Finde heraus, welcher Struktur-Typ du bist

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Hi, ich bin Susanne Schaffer!

Als Struktur-Schafferin zeige ich dir, wie du deinen Business-Alltag struktu­rierst, damit du mehr geschafft kriegst und trotz­­dem entspan­nte Feier­­abende mit gutem Gewissen genießen kannst.

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Was ist die Summe aus 3 und 7?
M
Magdalena

Hallo von einer deiner Mastermindis, die heute live dabei waren, als du diesen Artikel geschrieben hast.
Eine Sache fällt mir noch ein, die mich ablenkt: Wenn mich eine Aufgabe unterfordert. Dann ist wirklich alles spannender als diese eine Aufgabe, die eigentlich weder schwierig ist noch lange dauert.
Aber da gibt es leider keinen schnellen Tipp.
Deine sind dafür umso besser!

 

Antwort von Susanne Schaffer

 

Liebe Magdalena,

genau – so schön und motivierend, dass du beim Coworking dabei warst! 😊

Und danke fürs Teilen! Bei einer unterfordernden/langweiligen Aufgabe würde ich so vorgehen:

1) Es dir besonders schön machen: Lieblingstee kochen, schöne Musik anmachen.

2) Ansonsten auch Ablenkungen ausschalten, sodass es schneller vorbeigeht.

3) Dir eine schönere Aufgabe oder eine extratolle Pause dahinter legen, damit du dich selbst belohnst. :)

4) Und im Idealfall die Aufgabe (auf lange Sicht) auslagern, falls das möglich ist. :)

Liebe Grüße und bis bald
Susanne