6 Tools für strukturiertes Arbeiten

Wünschst du dir einen strukturier­teren Business-Alltag und bist auf der Suche nach den richtigen Tools dafür?

Schnell kann es zu einem Overload kommen, weil es am Markt gefühlt so viele Tools für struktu­riertes Arbeiten gibt wie Sand am Meer. Aber welche Tools machen wirklich Sinn?

In diesem Artikel teile ich meine 6 Empfeh­lungen mit dir, welche Art von Tools du als Solo­selbst­ständige für dein Business und Marketing wirklich brauchst.

(Kurze Info vorab: Ich nenne im Rahmen dieses Artikels mehrere Tools-Anbieter. Ich bekomme jedoch keine Provision dafür – das ist alles unbe­zahlte Werbung.)

Du möchtest lieber die dazugehörige Podcast-Episode hören? Dann klicke hier.

1. Tool für strukturiertes Arbeiten: Projekt­management-Tool

Als Herzstück einer Business-Struktur empfehle ich dir ein Projekt­management-Tool. Klar, ginge auch ein Word-Dokument oder ein College-Block, in dem du alles fest­hältst.

Aber digitale Tools haben mehrere Vorteile:

1. Du kannst Auto­mationen einstellen, sodass du auto­matisch an To-dos erinnert wirst.
   
   
2. Du hast eine gute Über­sicht, weil alles auf einem Bild­schirm dar­gestellt wird (statt hinter­einander auf 7 College-Block-Seiten).
   
   
3. Außerdem kannst du von überall darauf zugreifen, sofern du dein Pass­wort kennst: von deinem Computer, Smart­phone, aber auch von fremden Geräten.

Das Schöne: Du kannst in den meisten Projekt­management-Tools Kanban-Boards nutzen (also mehrere Spalten neben­einander), wo du super deine To-do-Liste ein­richten kannst.

Und konkrete Tools, die ich kenne, sind folgende:

• Monday
• Asana
• Trello
• ClickUp
• Notion

Die Liste ist lang (und noch länger).

Gearbeitet habe ich persön­lich bislang mit Asana, Monday und Trello. Aktuell nutze ich Trello, weil man dort viele Dinge mit der kosten­losen Version ab­decken kann und auch die Smart­phone-App gut nutzbar ist.

Da ich mit meinen Kundinnen z. B. im Rahmen meines 1:1-Struktur-Mentorings ihre To-do-Listen in Trello inkl. Auto­mationen und Co. aufbaue, möchte ich ein Tool nutzen, für das meine Kundinnen nichts extra bezahlen müssen.

Möchtest du übrigens auch deine To-do-Liste mit mir optimieren, damit du einen besseren Über­blick hast? Dann buch dir hier einen Termin in meinem Kalender für ein kosten­freies Strategie­gespräch und lass uns sprechen, wie wir deine Tools gewinn­bringend einsetzen können.

Apropos Termin im Kalender buchen – weiter geht’s mit dem 2. Tool, das ich dir empfehle:

2. Tool für strukturiertes Arbeiten: Termin­buchungs­tool

Und zwar ein Terminbuchungs­tool!

Das kannst du nutzen, wenn du Telefon- oder Videocall-Termine mit deinen (poten­ziellen) Kund*­innen anbietest. Zum Beispiel

• Kennenlern­gespräche (wie ich es hier mache)
• Abstimmungscalls
• Coachingcalls
• Feedbackgespräche
• oder Ähnliches

Terminbuchungstools sind so nützlich, weil das lästige Hin- und Her­schreiben per E-Mail weg­fällt à la:

„Danke für dein Interesse an einem Termin! Ich könnte zum Beispiel hier: 02.11., 14 Uhr / 03.11., 12 Uhr / 06.11., 16 Uhr … Wann kannst du?“

Mit einem Terminbuchungs­tool haben (potenzielle) Kund*­innen Zugriff auf deinen Kalender und können sich einen Zeit­punkt aussuchen, an dem sie Zeit für den gemeinsamen Termin haben.

Außerdem ist es praktisch für beide Seiten, weil es in den meisten Fällen eine auto­matische Termin­erinnerung gibt und z. B. ein Zoom-Link mit­geschickt wird. Generell wirkt es auch sehr profes­sionell, wenn du ein solches Tool im Einsatz hast.  

3 Dinge lege ich dir in diesem Zusammen­hang aber ans Herz:

1. Gib nicht deinen gesamten Kalender frei, sondern begrenze die Zeiten, an denen du Termine anbietest. Wenn du im Rahmen der Time­boxing-Methode (hier liest du mehr darüber) beispiels­weise immer dienstags, mittwochs und donners­tags ab mittags Kund*­innen-Termine hast, dann gib genau diese Zeiten in deinem Kalender frei.
   
   
2. Schau regelmäßig nach, ob die freige­gebenen Termine noch aktuell sind. Du planst Urlaub oder bist gerade krank? Dann ändere es so ab, dass zu dieser Zeit kein Termin buchbar ist. (Denn wie es rüber­kommen kann, wenn du das nicht machst, liest du in diesem Artikel, wo ich dir von meiner Suche nach einem Coaching berichte.)
   
   
3. Stell das Tool so ein, dass die Buchenden Fragen beant­worten müssen. So weißt du, wer bei dir was warum gebucht hat, und kannst dich optimal auf den Termin vorbereiten.

Ach, und du fragst dich vielleicht, welche Tools du dafür nutzen kannst? Von diesen Termin­buchungs­tools habe ich gehört:

• Calendly (das nutze ich)
• tucalendi
• You can book me
• kursifant

3. Tool für strukturiertes Arbeiten: digitaler Kalender

Das 3. Tool hängt auch stark mit meiner 2. Empfehlung zusammen: Denn wenn du einen digitalen Kalender (wie z. B. den Google-Kalender) nutzt, können die Termine, die durchs Termin­buchungs­tool bei dir gebucht werden, direkt in deinem Kalender angezeigt werden.

Dadurch fällt das manuelle Termin-Übertragen weg und du hast schon wieder einiges an Zeit gespart.

Weitere Vorteile sind, dass du auch hier von überall Zugriff auf deinen Kalender hast und auch von unter­wegs Dinge eintragen kannst, die dir einfallen. Denn dein Smart­phone hast du vermutlich auch bei einem Spazier­gang dabei – deinen Papier­kalender eher weniger, oder?

Außerdem kannst du einen extra Unter­kalender anlegen, in dem deine Time­boxes angezeigt werden. So weißt du mit einem Blick in deinen Kalender, welche Tätig­keiten jetzt anstehen (wie z. B. Projekt für Kundin umsetzen oder Content erstellen).

Wie du Time­boxes erstellst, die perfekt zu dir und deinem Business-Alltag passen, lernst du übrigens in meinem Selbst­lernkurs „Build your Week“.

In einem weiteren Unter­kalender kannst du gemeinsame Termine z. B. mit Partner*in oder Familie anlegen. (Seitdem fragt mich mein Mann nicht mehr: „Habe ich nächsten Freitag Zeit, kann ich Person X zusagen?“ 😂)

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4. Tool für strukturiertes Arbeiten: Buch­haltungs­tool

Kommen wir mal weg von To-dos und Terminen und widmen uns schnöden Rechnungen. Denn auch die wollen strukturiert abgelegt werden.

Hierzu empfehle ich dir ein Buchhaltungs­tool, an dem du alle Belege und Rechnungen sammeln kannst. Und wo du dann auch z. B. deine Umsatz­steuer­voran­meldung vorbereiten kannst.

Tools, von denen ich gehört habe, sind:

• LexOffice
• Papierkram
• DATEV Unternehmen online (das nutze ich, weil mein Steuerberater damit arbeitet und auch damit meine Buch­haltung macht)

Ein Buchhaltungstool ist auf jeden Fall deutlich angenehmer, als ganz viele Zettel in einem Schuh­karton zu sammeln und diese dem/der Steuer­berater*in am Ende des Jahres auf den Schreib­tisch zu knallen. 😄

Und ab 2025, wenn die elektronische Rechnung kommt (wie es zuletzt beschlossen wurde), wird es ohne ein Tool vermutlich gar nicht mehr gehen. Da müssen wir dann mal schauen, welches Tool am besten ist, um diese neuen Rechnungen zu erstellen. Warten wir mal ab, welche Infos da noch auf uns zukommen. Mehr zu den neuen elektro­nischen Rechnungen liest du in diesem Artikel.

5. Tool für strukturiertes Arbeiten: Marketing-Tools

Regelmäßiges Marketing ist wichtig, das weißt du. Aber oft fehlt die Zeit, z. B. um News­letter zu schreiben, wie Anna-Lena Eckstein und ich es in ihrem Podcast besprochen haben (inkl. Tipps, wie du mehr Zeit dafür freischaufelst). (Hier Podcast-Interview anhören.)

Wenn du Social-Media-Marketing machst, gibt es 2 Tools, die ich dir sehr ans Herz lege:

Und zwar als Erstes ein Tool, mit dem du deine Postings vorplanen kannst. Denn nichts ist so un­strukturiert und zeit­intensiv wie:

„Ah, heute sollte ich was posten … ich öffne mal Instagram … mhm, was schreibe ich denn? Ohhh, dieses Reel ist ja interes­sant …!“

Schwups vergehen 15 Minuten, in denen du Inhalte von anderen konsu­mierst hast, statt selbst etwas zu erstellen.

Besser ist es, gebündelt deine Inhalte zu erstellen und dann in einem Planungs­tool vorzu­planen. So musst du dann nicht mehr zum Posten online gehen, sondern nur noch, um auf die Kommen­tare deiner Follower*­innen zu antworten.

Noch einfacher wird es, wenn du einen Redaktions­plan hast, durch den du genau weißt, welche Inhalte strategisch Sinn machen.

Diese Content­planungs­tools gibt es:

• Meta Business Suite (wenn du nur auf Instagram und/oder Facebook veröffentlichst)
• RecurePost (das nutze ich)
• Repurpose

Was für deine Content-Erstellung außerdem sehr sinnvoll ist, ist ein Design-Tool wie Canva.

Dort kannst du Posting-Vorlagen anlegen und in der kosten­pflichtigen Version auch tausende Fotos nutzen. So fällt die Arbeit weg, in lizenz­freien Foto­biblio­theken wie Pixa­bay, Pexels oder Unsplash zu suchen. (Was aber natürlich auch eine Option ist.)

Durch ein Design-Tool geht die Content-Erstellung auf jeden Fall sehr viel schneller!

6. Tool für strukturiertes Arbeiten: Pomodoro-Tracker

Als 6. und letztes Tool habe ich eine Empfehlung, die nicht so sehr mit struktu­riertem, aber dafür mit fokus­siertem Arbeiten zu tun hat. (Wobei sich das meiner Meinung nach auch stark über­schneidet. 😉)

Und zwar den Pomdoro-Tracker.

Das ist ein Timer, den du im Browser öffnen kannst. Meiner ist gerade geöffnet und ich habe noch 9:36 Minuten bis zur nächsten Pause. Denn ich arbeite 50 Minuten konzen­triert und dann mache ich 10 Minuten Pause.

3 Runden drehe ich meistens am Vormittag, dadurch komme ich sehr in den Flow und komme schnell vorwärts. Mein E-Mail-Programm und andere Ablenkungs­möglich­keiten sind während­dessen alle ausgeschaltet.

(Jetzt habe ich übrigens noch 8:47 Minuten bis zur Pause. Hihi.)

Probier den Timer einfach mal aus! Du kannst dabei ein leises Ticken einstellen (ich hab’s gerade an, ich liebe das 😄), oder einfach stumm die Zeit laufen lassen.

Mehr Tipps, wie du konzentriert arbeiten kannst, liest du in diesem Artikel.

Zusammenfassung

Soo, das waren sie auch schon: die 6 Tools für struktu­riertes Arbeiten, die ich dir empfehle! Denn durch digitale Tools geht vieles schneller, du hast eine bessere Struktur und Übersicht.

Lass mich gern noch mal zusammen­fassen, welche Tools das waren:

1. Projektmanagement-Tool
2. Terminbuchungstool
3. digitaler Kalender
4. Buchhaltungstool
5. Marketing-Tools
6. Pomodoro-Tracker

Jetzt interessiert mich: Waren neue Tools für dich dabei? Oder nutzt du andere Tools, die du mit mir teilen kannst? Erzähl mir gern in den Kommentaren davon!

 

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