Struktur im Business

Wie du mit Struktur im Business mehr geschafft kriegst und trotzdem weniger arbeitest

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In meinen letzten 2 Blog­artikeln ging es bei mir darum, wie du einer­seits deine Ziele erreichst und anderer­seits ein entspan­ntes Business führen kannst.

Bei beiden Themen war Struktur ein Faktor, der dich dabei unter­stützt, deine Ziele zu erreichen und mehr umzu­setzen, aber trotz­dem entspan­nte Feier­abenden zu genießen.

Welche Strukturen im Business ich dir also empfehle, erfährst du in diesem Blog­artikel!

Möchtest du den Inhalt lieber im Podcast hören? Dann klicke hier.

Mehr Struktur im Business – diese 4 Bereiche bringen dich an dein Ziel

Kommen wir zum 1. Bereich, für den ich dir Struktur in deinem Business empfehle:

1) Fokus

Fokus, Fokus, Fokus!

Fokus hilft dir dabei, dich nicht zu verzetteln und nicht ständig von einer Aufgabe zur nächsten zu springen. Wenn Fokus fehlt, kann es schnell dazu kommen, dass du deine Ziele nicht erreichst und insge­samt etwas unzu­frieden in deinem Business bist.

Diese 3 Dinge zählen für mich zu Fokus:

Ziele

Es ist wichtig, dass du dir im Business Ziele setzt. Ansonsten weißt du nicht, worauf du hin­arbeiten sollst und welche Akti­vitäten in deinem Business Sinn machen. Welche 3 Dinge verhin­dern, dass du deine Ziele nicht erreichst, liest du in diesem Artikel.

Planung

Wenn du ein Ziel gesetzt hast, geht es ans konkrete und vor allem regel­mäßige Planen. Denn wenn du nur einmal pro Jahr deine Jahres­planung machst und diese dann in der Schub­lade verstaubt, bringt das leider nicht so viel.

Beim Planen geht es darum, deine Ziele in kleine Schritte herunter­zu­brechen, die du in einem bestim­mten Zeit­raum angehst.

Dranbleiben

Wenn du die „theo­retische Grund­lagen“ in Form von Ziel und Planung hast, geht es ans Umsetzen und Dran­bleiben. Denn nur umge­setzte Pläne können Wirklich­keit werden! Wichtig ist meiner Meinung nach, dass du stetig reflektierst, ob du noch auf dem richtigen Weg bist, und dann ggf. Kurs­korrek­turen vornehmen kannst.

Wie du richtig dran­bleibst, kannst du in diesem Artikel nachlesen.

Warum schaffst du durch diese Struktur im Business mehr und sparst Zeit?

Wenn du fokussiert vorgehst und planst, hast du einen roten Faden. Dadurch fällt das tägliche Über­legen weg: „Was sollte ich denn heute eigen­tlich machen …?“

Indem du dir beim Planen Fristen festlegst, bis wann du etwas erledigt haben möchtest, dehnt sich die Zeit außer­dem nicht unnötig aus. Bestimmt hast du schon mal vom Parkin­son­schen Gesetz gehört, das genau das besagt: Wenn du viel Zeit für etwas hast, wirst du auch länger dafür brauchen.

Also: Fokus sollte ein wichtiger Bestand­teil deiner Struktur im Business sein!

2) Strukturen

Wenn Systeme und Strukturen in deinem Business fehlen, kommt es schnell dazu, dass du keine Über­sicht über deine To-dos hast. Mit Strukturen in deinem Business hin­gegen hast du einen Über­blick und den Kopf frei, weil Systeme dir ein Stück weit das Denken ab­nehmen.

Diese Struk­turen empfehle ich Solo­selbstständigen:

 

Wochenstruktur

Hier empfehle ich eine Wochen­struktur mit Time­boxes – eine Woche, die in unter­schiedliche Zeit­slots aufge­teilt ist, in denen du an unter­schied­lichen Aufgaben arbeitest. Mehr über diese Time­boxing-Methode liest du in diesem Artikel.

Tools

Tools und Systeme sind so wichtig, damit du in deinem Business entlastet wirst. Allen voran empfehle ich ein Projekt­manage­ment-Tool mit einer über­sicht­lichen To-do-Liste. Außerdem hilf­reich sind ein digitaler Kalender und z. B. ein Termin­buchungs-Tool für deine Calls.

In diesem Artikel erzähle ich dir, welche 6 Tools ich dir empfehle, damit dir strukturiertes Arbeiten leichter fällt. 🤓

Automationen

Eng verknüpft mit den Tools sind Auto­mationen. Damit meine ich Aufgaben, die auto­matisch in deiner To-do-Liste auf­ploppen, oder Termine, die regel­mäßig in deinem Kalender erscheinen. Check­listen, die nur noch abge­arbeitet werden müssen, sind genauso hilf­reich. Alles dafür, dass du deinen Kopf entlastet und so mehr Kapa­zität hast, kreativ zu sein!

Warum schaffst du durch diese Struktur im Business mehr und sparst Zeit?

Weil du dank einer guten Übersicht direkt mit den Aufgaben an­fangen kannst und durch Check­listen sie auch schneller abar­beiten kannst.

Durch Zeit­slots, die du dir so legst, dass du genug Energie für die jeweilige Aufgabe hast, kommst du schneller in den Flow und kriegst mehr geschafft. Hinzu kommt, dass du im Ideal­fall deine Aufgaben bündelst und dadurch einfach schneller wirst. :)

3) Kund*innenbetreuung

Die nächste wichtige Struktur im Business ist ein klarer Prozess für deine Kund*­innen­betreuung.

Wenn du das nicht einmal fest­gelegt hast, kann es schnell dazu kommen, dass Kund*­innen bestimmen, wie sie es gerne hätten und ggf. abends um 21:13 Uhr noch anrufen.

Weil du nicht jeden Tag gleich fit bist, hängt die Betreuung deiner Kund*­innen auch tenden­ziell etwas vom „Zufall“ ab – z. B. wenn du bestim­mte Dinge einfach vergisst.

Mit einer struktu­rierten Kund*­innen­betreuung hingegen arbeitest du sehr profes­sionell und wirst als Expertin auf Augen­höhe wahrgenommen.

Was empfehle ich also für eine gute Kund*­innen­betreuung?

Erreichbarkeit

Wichtig ist es, dass du darüber nach­denkst und es festlegst, wann du erreich­bar sein möchtest. Und wie schnell reagierst du auf E-Mails? Mehr zum Thema Erreich­bar­keit liest du in meinem Artikel „5 Grenzen, die du in deinem Business setzen solltest“.

Workflow

Das Herzstück für eine wert­schätzende Zusammen­arbeit mit Kund*­innen ist ein guter Work­flow. Damit meine ich, dass du die Vorgehens­weise, wie du Kund*­innen „in deine Welt holst“, mit ihnen arbeitest und nach der Zusammen­arbeit verab­schiedest, fest­legst und schrift­lich festhältst.

Was passieren kann, wenn es keinen profes­sionellen Work­flow gibt, erfährst du in meinem Artikel: „Onboarding-Prozess für Kund*innen: 6 wichtige Learnings von meiner Suche nach einem Coaching“.

Kommunikation

Zuletzt ist wichtig, dass du festlegst, wie und auf welchen Kanälen du mit deinen Kund*­innen kommu­nizierst. Per Telefon? E-Mail? Slack-Kanal? Auch das darfst du als Expertin entscheiden. :) Wie du in 7 Schritten zu wert­schätzenden Kund*innen kommst, liest du übrigens in diesem Artikel.

Warum schaffst du durch diese Struktur im Business mehr und sparst Zeit?

Wenn du abends nicht mehr angerufen wirst, sondern ab­schalten kannst, bist du aus­geruhter und kannst am nächsten Tag mit frischer Energie an deine Arbeit gehen. Und klar – dadurch schaffst du mehr in weniger Zeit.

Dadurch dass du eine routi­nierte Vorgehens­weise hast, geht das „Drum­herum“ rund um die eigentliche Dienst­leistung, die du erbringst, außerdem wesentlich schneller.

4) Strukturiertes Marketing

Kommen wir zum letzten Punkt, für den ich dir eine Struktur im Business empfehle: Marketing!

Marketing ist so wichtig, wenn du regel­mäßig Kund*­innen gewinnen und mehr Umsatz machen möchtest.

Leider machen Solo­selbst­ständige oft zu wenig Marketing oder gar nicht, weil es für sie wie ein großer Berg erscheint.

Denn durch fehlende Marketing-Strukturen kann es schnell passieren, dass man über­fordert und unsicher ist:

  • Was soll ich posten?
  • Welche Kanäle soll ich bespielen?

Wenn du dein Marketing hingegen strate­gisch angehst und struktu­rierst, schaffst du es, regel­mäßig Marketing zu machen und dadurch mehr Sicht­barkeit und Reich­weite aufzubauen. Dadurch kommen wiederum Kund*­innen, die dich durch dein Content-Marketing schon kennen und gut finden. 🙂

Wie solltest du vorgehen, wenn du dein Marketing struktu­rieren möchtest? Meiner Erfahrung nach sind diese 3 Bestandteile wichtig:

Content-Ideen

Mit einem prall gefüllten Ideen-Speicher kommst du nie mehr in die Situation, dass du nicht weißt, was du posten sollst. Es ist so hilfreich, einen Ort zu haben, an dem du all deine Ideen sammeln kannst!

Marketing-Redaktionsplan

Im zweiten Schritt ist es super­hilfreich, wenn du dir einen Redaktions­plan für dein Marketing aufsetzt.

Du bekommst eine Über­sicht, wann du was posten sollst. Und vor allem so, dass es auf deine Ziele einzahlt!

Smarte Content-Erstellung

Als Letztes empfehle ich, nicht für jeden Kanal, den du bespielst, etwas eigenes zu machen. Statt­dessen von einem Longform-Content-Stück auszu­gehen (z. B. Pod­cast, Blog, YouTube-Video) und von da ab den restlichen Content für News­letter und Social Media abzuleiten.

Zum Thema regelmäßig Marketing machen habe ich eine 2 Episoden in meinem Podcast aufgenommen. Hör unbedingt rein:

  1. Regelmäßig Marketing (1/2) – 3 No-Gos und warum es so wichtig ist

  2. Regelmäßig Marketing (2/2) – 7 Tipps, wie das zeitsparend geht

Warum schaffst du durch diese Struktur im Business mehr und sparst Zeit?

Durch diese struktu­rierte Vorgehens­weise im Marketing sparst du Zeit, weil du nicht mehr so viel grübeln und über­legen musst, was du wann wie wo warum machst.

Und indem du deinen Content smart erstellst und das idealer­weise gebündelt an einem Tag machst und dann vor­planst, wirst du viel schneller, weil du einmal im Thema bist.

Zusammenfassung – mit diesen Strukturen im Business mehr geschafft kriegen und trotz­dem weniger arbeiten!

Lass mich noch mal zusammen­fassen, für welche 4 Bereiche ich dir Strukturen in deinem Business empfehle:

  1. Fokus
  2. Strukturen
  3. Kund*innen­betreuung
  4. Marketing

Was du durch diese Strukturen im Business erreichen kannst? Du …

  • fühlst du dich sicherer, was deine nächsten Schritte zu deinem Ziel sind
  • bist du produktiver und zufrieden mit dir und deiner Leistung
  • kannst du pünktlich Feier­abend machen und dann auch wirklich abschalten
  • ziehst du regel­mäßig neue Kund*­innen an
  • schaffst du eine gesunde Beziehung auf Augen­höhe mit deinen Kund*innen

Das ist wirklich ein Win-Win für alle, oder? 🙂

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Das kannst du als Nächstes tun:

Hi, ich bin Susanne Schaffer!

Als Struktur-Schafferin zeige ich dir, wie du deinen Business-Alltag struktu­rierst, damit du mehr geschafft kriegst und trotz­­dem entspan­nte Feier­­abende mit gutem Gewissen genießen kannst.

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Was ist die Summe aus 7 und 3?
C
Caro

Liebe Susanne,
ich bin durch deinen Podcast auf dich aufmerksam geworden. So, wie es aussieht, hast du im Vergleich zur Episode deine Uhr schon so geändert, dass du um 1 Uhr und nicht um 12 startest. Ich habe gedacht, wenn man die fertige Uhr sieht, ist nicht eindeutig, welcher Punkt in welches Viertel gehört. Meine Überlegung war, die Schriftfarbe für die Bestandteile anzupassen oder ob es sinnvoll sein könnte, sie in die Zwischenräume zu setzen und nicht auf die Uhrzeiten. Im Sinne, dass sie "Raum" einnehmen und nicht zu einem fixen Punkt gegeben sind. Ich habe deinen Blog gerade am Handy geöffnet und finde die Schrift in der Grafik zu klein, um sie komfortabel lesen zu können.
Vielleicht ist in meinem Kommentar ein Impuls dabei, der für dich hilfreich ist.
Liebe Grüße aus Remscheid und ein schönes Wochenende
Caro

Antwort von Susanne Schaffer

 

Hallo Caro,

danke für dein Feedback! Das werde ich mir mal durch den Kopf gehen lassen! :)

Und genau – nachdem mir beim Sprechen im Podcast eingefallen ist, dass das nicht soo sinnvoll ist, habe ich es dann doch direkt geändert. Gut aufgepasst! 😃

Herzliche Grüße
Susanne